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杭州会议服务中这些细节要注意了

时间:2021-02-02     【转载】

会议工作是会议正常开展并取得预期效果的重要保障。在这里,就会前、会中、会后应着重抓住几个细节问题来详细说明“部署+检查”,会前准备充分与否,是决定会议能否成功的关键环节。

方案要细化。

根据会议任务,会议前的准备工作要有详细的工作计划。大会秘书处一般应设立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安保组等工作小组,将工作方案中的任务分解,逐个明确有关事项和环节的具体责任人,印发清单,使各项任务责任明确,一目了然。

第二,抓好落实。

会议前期的准备工作时间紧、任务重,各工作组要紧紧围绕职责分工抓好落实。草拟会议文件,落实会议人员,是会前准备工作中的两项重要内容。

该会议文件中关于大会主要任务和总体安排的议程和日程是关于各小组工作的指导性文件;重要讲稿是关于大会的重要文件;邀请列席人员、上**台人员、各小组召集人名单等也是有明确要求的程序文件。以上文件从起草到最后定稿都要进行多次修改和讨论,即使最后定稿也会受到各种变化因素的影响,因此应适当推迟印刷时间。在装袋之前,应对所有应发材料进行全面核查,确保资料完整、有序。各单位落实参加人员要根据各自的情况,采取文字、短信、电报、传真、电话等多种通知方式,确保及时准确,不漏报;对需要被通知单位反馈名单和提供相关材料的,要及时催办,并收集完整。


会务服务


第三,仔细检查。

它是落实计划,确保开好会的一个重要步骤。会议前期的检查可以采取听取汇报、实地考察的方式。根据计划进度,大会秘书处将定期听取各工作组的情况报告,协调相关问题的解决。现场检查的重点是会场布置,从**台的布置到座位的安排,从话筒到碟片都要一一检查,对于落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现,及时督促,及时整改。

会场内+会场外”,会中运作要有序。

会期是从会议签到会后的这段时间,可以分为场内服务和场外服务,涉及的环节比较多。场外服务工作主要是做好会议的签到、资料发放、入场引导、会议录音、录像、摄像、摄影等工作;场外服务的食宿、安保、秩序、医疗、车辆等各个环节也是紧密联系、不可分割的。怎样才能做到场外各环节的有机衔接,各议程的有序运转,应着重把握三个方面的细节。

关键细节,指会务工作中某项工作的核心环节。

若细节上出现问题,整个会议的效果将大打折扣,甚至可能产生严重后果。所以关键的细节是至关重要的,不能随便忽略。处理这些细节,要做到思想高度重视,时间集中,精力集中,重点突出,保证万无一失。例如,议会选举,点票是核心环节;议会用餐,食品安全是核心环节。细节是从核心环节中分解出来的,关键是要投入足够的精力和时间去关注它,做好它。

衔接细节,指会务各环节之间的对应衔接工作,涉及范围较广,往往难以考虑周全,有些环节容易被忽视,如果衔接不好,还会影响到全局。例如,上级领导机关临时通知召开重要会议或部署紧急任务时,需要相应地调整某一会议的开会时间,这就要求相应地调整相关的用餐时间和工作人员的到位时间等。还例如,某一预定在**台上就座的领导暂时无法出席会议,除调整**台上的座位外,还应调整由该领导承担的任务(如颁发奖状、移交提案等),不能顾此失彼。

扩展细节,是指会务工作中比较不显眼或不容易想到的细节,它对整个会务工作没有什么决定作用,但如果把握不好也可能影响到局部,进而影响整个会议的效果。例如,会议分组讨论场所,虽然会场设施布置齐全,但遇周围临时建筑十分喧闹,影响与会者讨论发言,也会令大家不满意。还有一种情况,有一年,我们在当天晚上的预备会议之前,就把第二天的日程发到了一个短信群里,由于字节太多,有的人分两条收到,第一条是“晚上自由活动”(实际上是第二天晚上的活动安排),让个别与会同志误以为预备会不开了。本是对会议通知细节的改进,但由于群发时间没有把握好,造成了不必要的误解。对细节的考虑不能局限在会议事务上,也不能局限在细节本身,要拓宽思路,放手去想,提前预测各种可能影响会议正常进行的因素。

"结束+总结",会后工作要标准化。

会议结束后的工作是保证达到预定目的的一个重要环节。有三件事需要特别注意。

1.会后服务

当你安排他们离开时,你要详细了解他们返回的时间安排和运输方式,帮助他们购买机票,车票或提供其他服务等等。对于个别因工作需要仍需留用的人员,在食宿等方面给予适当安排。

第二,会议总结。

每一次会务结束后,都要及时进行认真总结,并对现有的会务工作流程、工作规则、服务准则等进行修订、补充,使之更具科学性和规范性。会议文件、简报、会议记录、音像资料和会务工作计划、服务指南等原始资料应及时收集完整,按规定归档管理,形成尽可能完备的汇编材料,供以后查阅使用。

会议结束后的追踪。

跟踪落实会议发言、会议讨论形成的有关事项及会议期间领导批示等的落实情况,确保会议审议的各项事项和任务落到实处。


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