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简述大型会议策划中需要注意什么问题

时间:2020-09-17     

大型会议策划及其实施是公共关系工作中常见的技术手段。为了有效地进行大型会议的规划和实施,我们必须首先了解一些基本问题,例如,了解这些问题将有助于我们改进大型会议的组织。对于公司和企业来说,大型会议活动的策划具有很大的目的性,可以更快的传播公司和企业想要传达的信息和目的。要想做好大型会议活动的策划,必须了解策划大型会议活动的要点。那么,大型会议的策划最重要的是什么?

1、细致、规范的程序。

会议计划应紧密围绕会议的总体工作目标和任务,明确会议日程安排和各议程之间的内在逻辑关系,按照相关规定和程序合理安排会议议程,使每一届会议都能顺利衔接,使会议总体安排周密细致,程序规范,避免死角和盲点。一般来说,计划应包括会议名称、时间和地点、与会人员、会议任务、议程、工作组设置和文件起草、会议秘书工作、人员组织工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安保工作分工安排等。

2.加强沟通和整体协调。

一方面要加强沟通和请示。在组织筹备会议过程中,要加强与单位领导和上级领导的沟通请示。另一方面,要加强横向沟通和衔接。大型会议的顺利开展是会议组织部门与文件起草、人事组织、宣传报道、后勤服务、安保等部门密切合作的结果。因此,在会议筹备期间,要加强与上述部门的横向沟通,合理调整工作日程,加强合作,共同推进全面有序的筹备工作。


大型会议策划


大型会议活动策划要点。

1.制定会议预算。

大型会议活动往往消耗大量的资源,包括人力物力,所以做好会议的预算是最重要的事情。既然是大型会议,应该会有很多人参加,但不是参加人数多,就是会议比较高端。大型会议的预算必须有计划。会议的宣传、通讯、设备、场地租赁、交通、餐饮等临时费用应谨慎控制,避免不必要的超支。

2.会议接待。

大型会议活动往往是重要的合作伙伴或重要客户,我们会根据具体情况和参会人数安排相应的车辆;需要快速安全的把参会人员送到会场,礼仪和车站接机都是必不可少的环节。摆放欢迎卡、签到台、指示牌等。提前在会场上。

3.会议服务。

作为一种大型活动,大型会议活动对活动的各个方面都有很高的要求,因为即使有问题,其影响也无法估计。由于参会人数多,社会影响大,大型会议的会议服务也是一个明显的体现,比如会议资料的准备,会议中间的饭局,会后的合影,这些都关系到会议的成功和参会者的整体感受。

4.现场排练和准备。

大型会议活动一般都有一大批人。如果要按照时间节点顺利进行,不拖延,最好提前一天和会议主持人沟通排练。会议主持人起着主线的作用,一定要把握好整个会议主题,避免跑题。负责控制会场秩序,紧密讨论议题,指定发言人,总结会议利弊。


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